Masz wrażenie, że Twoja organizacja działa od zdarzenia do zdarzenia i Waszych działań nie łączy żaden spójny plan? Męczy Cię wieczna gonitwa pilnych spraw? Czujesz, że nie podejmujecie inicjatywy, tylko reagujecie na to, co się akurat dzieje?

Na wszystkie te bolączki jest jedna odpowiedź: starannie przygotowana strategia. I choć „strategia” brzmi groźnie, to nie ma się czego bać! Pokażemy Ci, jak ją stworzyć, by stała się nie ograniczeniem, lecz drogowskazem do sukcesu. 

Strategia ma wielkie oczy?

Strategia to przemyślany sposób działania nakierowany na to, żeby osiągnąć to, co sobie zaplanowaliśmy i wymarzyliśmy. W praktyce oznacza to, że składają się na nią następujące elementy: 

• misja, czyli ogólny kierunek, w którym chcemy działać (np. pomoc chorym kotom);
• wizja, czyli określenie, gdzie chcemy być za kilka lat. Jak wyobrażamy sobie wówczas swoją organizację, komu i jak będziemy pomagać, jakiego finansowania potrzebujemy, jak chcemy się rozwijać, jak powinna wyglądać struktura organizacji, jakie powinny być procesy i procedury;
• cele strategiczne, które powstają, gdy do misji i wizji dodamy konkretne liczby (np. za 4 lata chcemy pomagać 200 kotom w skali roku).

Kto i kiedy powinien tworzyć strategię?

Twoja organizacja nie ma strategii? W takim razie najlepszy dzień na jej stworzenie był wczoraj. Nie musisz martwić się za bardzo, bo drugi najlepszy jest dzisiaj! Naprawdę nie warto odkładać planowania do początku roku: znacznie lepiej zacząć od razu i ustalić np. cele półroczne czy kwartalne. 

A kto ma stworzyć strategię? W tej kwestii możemy wyróżnić dwie metodologie. Pierwsza zakłada model demokratyczny: grupa inicjatywna albo cały zespół siada do tworzenia strategii, a następnie krok po kroku ją realizuje. Dobrze, jeśli jest w tej grupie założyciel czy szef organizacji. Warto zastanowić się, czy misja i wizja są aktualne i czy nie należy ich na nowo zdefiniować. Można nawet skonsultować strategię z wolontariuszami i innymi współpracownikami organizacji. Nie jest wykluczone, że to oni wskażą nowe trendy i zwrócą uwagę na kwestie całkiem inne niż te wybrane przez wąską grupę inicjatywną. W modelu demokratycznym ważne jest, aby również te osoby tworzyły strategię, ponieważ to one przez kolejne lata będą ją realizować. 

Drugi model możemy nazwać dyktatorskim. Zwykle zaczyna się od „samotnych liderów” próbujących różne pomysły i działania „z dnia na dzień” zastąpić formą usystematyzowaną, właśnie w postaci strategii. Tacy liderzy czują, jakie organizacja ma potrzeby, i wiedzą, że trzeba do nich przekonać innych. Często w takim modelu zamiast od inicjatywy lidera zaczyna się od motywacji zewnętrznej: na przykład gdy strategia w organizacji jest wymagana przy staraniu się o grant. 

W praktyce bardzo często tworzenie strategii polega na tym, że osoby zaangażowane robią burzę mózgów i spisują różne pomysły, które następnie są oceniane w różnych kategoriach: czy dany pomysł potrafimy zrealizować, czy będziemy mieli z tego radość i korzyść, czego potrzebujemy, aby go zorganizować, ile czasu potrzebujemy. Tak powstaje prototyp strategii. Po takiej analizie należy zdecydować, czy realizujemy dany pomysł od razu i wpisujemy go do strategii, czy musimy go na przykład przetestować i wdrożyć dopiero za jakiś czas, przy okazji aktualizacji. 

Trzymamy kciuki za dobre czasy, przygotowujemy się na złe

W myśl pozytywnego podejścia do realizacji strategii nie zakładamy zagrożeń, tylko wyzwania, którym trzeba stawić czoło. Takim wyzwaniem często bywa jakaś zewnętrzna zmiana (np. zmiana prawa). Nie bójmy się wyzwań, tylko stawiajmy im czoło! Polecamy uwzględnić w strategii właśnie takie podejście.

A co ze strategią, gdy otoczenie nas bardzo zaskakuje? Z taką sytuacją mieliśmy do czynienia na przykład w związku z epidemią koronawirusa czy wybuchem wojny w Ukrainie. Oczywiście w takich sytuacjach można zrobić przesunięcia, bo wówczas nasza uwaga skupia się gdzie indziej. Trzeba jednak pamiętać, że organizacja działa dla konkretnego celu. Oczywiście czasami trzeba zmienić zasady działania, formę czy narzędzia, ale to nie znaczy, że zmieniły się cele strategiczne. Strategia jest właśnie po to, żeby nie zapychać działań tzw. bieżączką. Jej celem jest takie działanie, które pozwala systematycznie realizować najmniejsze projekty, które z kolei składają się na cele długoterminowe. 

Czy strategia zawsze jest optymistyczna?

Na pewnym etapie realizacji strategii może pojawić się pytanie: czy zbyt ambitne plany trzeba skorygować? Czasami tak, choć wymaga to przyznania się, że założenia były błędne. Dlatego też w organizacji oprócz wizjonera warto mieć kogoś, kto liczy i patrzy analitycznie na działania. Taka osoba zada odpowiednie pytania: czy mamy czas i zasoby? Jakie są nasze zobowiązania? Słowem: pragmatycznie przełoży wizję na rzeczywistość. 

Jako społeczeństwo bardzo często przeceniamy zrywy, a nie doceniamy serii mniej spektakularnych małych kroków. Tymczasem każdego dnia warto zrobić 3 ważne rzeczy, które w skali roku diametralnie przesuną organizację w kierunku realizacji celu. Mimo wszystko jednak strategia powinna być bardziej optymistyczna niż pesymistyczna, ponieważ nikomu nie będzie się chciało zrobić czegoś mało ambitnego, co nie wykorzystuje w pełni jego możliwości. Warto przyjąć przeszłość jako punkt odniesienia: zastanowić się, co jest możliwe do zrobienia, bo potwierdzają to działania z przeszłości, i przyjąć to, w wersji optymistycznej, jako założenia na przyszłość.

Fundraising jako element strategii 

Z perspektywy fundraisingu działania należy rozpatrywać w kilku różnych kategoriach. Mogą to być:

• współpraca z darczyńcami indywidualnymi;
• współpraca z biznesem;
• eventy;
• szeroko rozumiana działalność odpłatna i gospodarcza (czyli: co organizacja może i potrafi sprzedać). 

Ustalając konkretne działania w każdej z tych kategorii, należy uwzględnić nie tylko doświadczenia organizacji i talenty osób, które ją tworzą, ale także to, że członkowie zespołu mają różne typy osobowości i temperamenty. Przykład? Wystąpienia publiczne. Nie każda osoba z Waszej organizacji może czuć się na scenie jak ryba w wodzie, ale być może okaże się bardzo przekonująca, opowiadając o jakiejś ciekawej akcji podczas rozmów telefonicznych z darczyńcami.

Jak dobrać narzędzie do realizacji celów? 

Załóżmy, że macie następujący cel strategiczny: w ciągu roku chcecie pozyskać 100 tys. złotych, w tym 50 tys. od darczyńców indywidualnych i 10 tys. od regularnych. Można zrobić trzy projekty:  

• projekt „kampania marcowa”, związany z wiosną: w komunikatach mówimy o zazielenieniu ośrodka dla kotów (jedzenie na całą wiosnę, wysianie kociej trawki itp.);
• projekt „kampania zimowa”: komunikat „idzie zima, więc potrzebujemy 30 tys. złotych na ogrzanie przestrzeni dla zwierzaków”;
• projekt „biznes zbiera na koty”: zachęcacie firmy, z którymi współpracujecie, aby zaangażowały się np. w wolontariat pracowniczy.

Jak widzicie, łatwo stworzyliśmy tu zestaw ogólnych projektów. Do każdego z nich należy dobrać narzędzia realizacji: odpowiednią bazę mailową, komunikaty w social mediach, narzędzia do zbiórki, itp.

Darowizny od zakupów online jako element strategii organizacji

Zastanówmy się teraz, w którym miejscu w strategii warto uwzględnić darowizny od zakupów online. W zależności od zasobów i priorytetów organizacji można uwzględnić dwie ścieżki. Pierwsza to ścieżka darczyńcy indywidualnego. W tym przypadku darowizny on zakupów online będą skuteczne, gdy mamy dużą bazę darczyńców indywidualnych i sympatyków. Jeśli mamy kilka tysięcy kontaktów w bazie, to prawdopodobnie duża część z nich zrozumie, o co chodzi w darowiznach od zakupów online, i się nimi zainteresuje. 

Ścieżka biznesowa występuje, gdy skupiamy się na współpracy z zamożnymi darczyńcami, którzy np. zajmują się handlem, prowadzą duże biuro itp. Najogólniej mówiąc: robią duże i częste zakupy. Może się zdarzyć, że wystarczy nam 10 takich osób i będzie to skuteczniejsze niż duża grupa osób dokonujących mniejszych transakcji. 

Co warto podkreślić: obie te ścieżki można i warto wkomponować w strategię organizacji. 

Powiedzmy coś więcej o ścieżce biznesowej. Jeśli założymy, że naszym celem jest pozyskanie  dużych darowizn od zakupów online, to należy zweryfikować listę darczyńców i sprawdzić, kto z naszych sympatyków robi zakupy biznesowe. Zazwyczaj nie są to osoby na wysokich stanowiskach, tylko asystenci, osoby pracujące w dziale zaopatrzenia lub sekretariacie: to one kupują papier, tusz do drukarki, rezerwują wyjazdy służbowe itp. Jeżeli dana osoba skorzysta z narzędzia do przekazywania darowizn, robiąc firmowe zakupy online, to zidentyfikowanie 10-15 takich osób może być bardzo opłacalne dla organizacji. Wniosek? Właśnie do takiej osoby warto skierować działania inne niż do darczyńców indywidualnych. Zwykle dotarcie do takiej wąskiej grupy wymaga mniej wysiłku niż kampania edukacyjna skierowana do szerokiej grupy osób. 

Pamiętajmy, że ta sama osoba może robić zakupy online i z budżetu domowego, i z firmowego. W pierwszym przypadku nasz komunikat może brzmieć  „kupuj, co chcesz i kiedy chcesz, ale zrób tak, żeby odsetek wydanej kwoty trafił do organizacji bez dodatkowych kosztów”. Należy pamiętać, że te osoby robią zakupy online nawet pomimo inflacji. Często wręcz częściej wybierają zakupy online, bo szukają oszczędności. Z kolei jeśli zakupy są dokonywane z budżetu firmowego, to warto podkreślić w komunikacji fakt, że firma i tak musi daną rzecz zakupić: a przy okazji może pochwalić się, że pomaga jakieś konkretnej organizacji. To bezpłatny CSR dla firmy!

Co więcej, gdyby firma miała dokonać darowizny w tradycyjnej formie (np. przelewu na konto), to takie działanie musiałoby zostać zaakceptowane przez zarząd czy osobę zarządzającą, podczas gdy pomoc w postaci darowizn od zakupów online jest o wiele prostsza i nie wymaga akceptacji kosztów. 

Do planowania celów gotowi… start! 

Jeśli wciąż zastanawiacie się, czy Wasza organizacja potrzebuje strategii, to mamy nadzieję, że ten artykuł rozwiał Wasze wątpliwości. Nawet jeśli będziecie w stanie zrealizować ją tylko w części, to warto ją mieć: usprawni Wasze działania i będziecie z siebie dumni, a to da Wam wiatr w żagle. Twórzcie strategię, bo strategia ułatwia życie! 🙂