Zdecydowaliście na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) ponieważ jak nazwa wskazuje ma to być prosta ewidencja podatkowa, która ułatwi Wam sporządzenie deklaracji rocznej CIT-8. I w założeniu tak jest, komplikacje pojawiają się gdy pojawiają się w organizacji poniższe okoliczności:

Dotacja

Otrzymaliście dotację na realizację Waszych działań. Gratulacje!, ale jak ewidencjonować dotację w UEPiK?
Zgodnie z Rozporządzeniem (w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów), w pliku zestawienie przychodów i kosztów (ZPiK) nie ma dedykowanej pozycji dotacja.

Przychody z dotacji wpisuje się do pliku ZPiK w pozycję przychody z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, natomiast koszty w pozycję koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. W przypadku kiedy nasz projekt dotacyjny trwa np. 3 miesiące to dla każdego z trzech miesięcy prowadzimy ewidencję kosztów. 

Zdarza się także, że dodatkowo musicie wypełnić formularz czy zestawienie związane z rozliczeniem dotacji a taki dokument nie zastępuje obowiązku ewidencji przychodów i kosztów w pliku ZPiK. Co ważne, jeżeli prowadzicie numerację dokumentów przypisanych do dotacji to na tych samych dokumentach musi się również pojawić numer ewidencyjny z pliku ZPiK. 

Często obok projektów dotacyjnych organizacja prowadzi odpłatną działalność statutową. Dokumenty, które do niej wpływają wpisuje się do pliku ZPiK w dacie zdarzenia lub operacji. W rezultacie, dokumenty kosztowe działalności odpłatnej w danym miesiącu przeplatają się z dokumentami kosztowymi dotacji. Jak wówczas szybko wyselekcjonować poszczególne koszty? 

Wzoru pliku ZPiK zmienić nie możecie, ale możecie operować wielkością, rodzajem czcionki czy kolorami. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyście określonymi kolorami oznaczali w pliku ewidencję związaną z dotacją, odpłatną działalność statutową czy nieodpłatną działalność związaną z otrzymanymi darowiznami. To bardzo ważne szczególnie przy prowadzeniu odpłatnej działalności statutowej gdzie musicie kontrolować  poziom przychodów i kosztów ponieważ w tej działalności nie możecie osiągnąć dochodu. 

W przykładzie poniżej pokazuję jak można “grupować” sobie przychody i koszty dla poszczególnych rodzajów działalności (kliknij aby powiększyć):

---

Gotówka

W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, nie ma obowiązku prowadzenia kasy gotówkowej. 

Co w przypadku gdy w ramach działalności odpłatnej otrzymujecie gotówkę za sprzedane produkty lub usługi? Przy założeniu, że dana organizacja nie musi prowadzić kasy fiskalnej to dla sprawnego zarządzania przychodami powinniście prowadzić ewidencję gotówki tzn. zapisywać: kto, kiedy i za co ją Wam wpłaca.
Jeżeli wydajecie gotówkę np za opłacenie wydatków to również powinniście to zapisywać w ewidencji stanu gotówki. Fachowo nazywa się to raport kasowy a formularz do jego prowadzenie jest ogólnodostępny w internecie.  

Co ważne, określone fundacje co roku muszą składać właściwemu ministrowi sprawozdanie z działalności, w którym zamieszczają informacje o formach płatności (gotówka czy przelew) przy opisie kosztów oraz przychodów.
Powyższe w praktyce oznacza wyodrębnienie sposobu płatności w pliku ZPiK. I najlepiej prowadzić taki opis od początku prowadzenia ewidencji ponieważ odtwarzanie zdarzeń z przeszłości bywa często kłopotliwe. 

Przychody powyżej 100.000 złotych 

Bardzo ważne w prowadzeniu UEPiK jest monitorowanie na bieżąco przychodów organizacji. Jeżeli organizacja osiągnie łączne przychody ze wszystkich źródeł powyżej 100.000 zł, to oznacza, że nie może już  prowadzić UEPiK.

Jeżeli nie jesteście dużą organizacją i nadal spełniacie warunki  dla prowadzenia UEPiK i chcecie żeby tak zostało to warto przemyśleć, czy potrzebujecie składać wniosek o dotację w  wysokości, która może spowodować przekroczenie limitu na prowadzenie UEPiK.

OPP

A może macie właśnie wielkie perspektywy, działacie już 2 lata i planujecie złożyć wniosek o nadanie statusu OPP? To w takim założeniu musicie zrezygnować z UEPiK i zacząć prowadzić pełną księgowość, ponieważ taki jest wymóg dla nadania statusu OPP. Zainteresowani? Więcej o procesie nadania statusu OPP dowiecie się webinara na Akademii FaniMani
https://akademia.fanimani.pl/materialy/status-opp-z-czym-to-sie-je-ty-tez-potrafisz/

Jeśli będziecie dobrze zarządzać powyższymi zdarzeniami w organizacji to prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów będzie dla Was proste! a nawet przyjemne 🙂

Autor:

Marta Siatkowska

Od 2014 roku w Fundacji FaniMani odpowiada za finanse i księgowość oraz za obsługę działalności OPP.