Jeśli jesteście organizacją, której pracownicy czy wolontariusze znajdują się w różnych częściach kraju albo i świata, to nie obejdzie się bez jakiegoś miejsca online, które uporządkuje wspólne działania. Takie uporządkowanie pomaga ocenić nad czym obecnie pracujemy, co zrobiliśmy i jakie mamy plany na przyszłość. Pomaga to planować i… motywować siebie nawzajem do działania.

W przypadku FaniMani korzystaliśmy z narzędzia FreedCamp, ale wraz z początkiem roku (bo to dobry czas na zmiany ;)) przenieśliśmy się na Trello. Narzędzie ma ogromne możliwości dlatego bez odpowiedniej metodyki można się pogubić. My zastosowaliśmy znaną nam z prac programistycznych metodę Kanban, która w sumie wywodzi się z zakładów produkcyjnych. W skrócie metoda polega na posiadaniu kilku list z zadaniami zespołu do zrobienia, z czego najważniejsze to: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione, ale więcej o tym poniżej

Organizacja czyli jak poukładaliśmy pracę

W Trello praca odbywa się na tak zwanych tablicach. Można tam mieć różne listy zadań. Początkowo zrobiliśmy 2, a nawet 3 tablice, ale po krótkim czasie doszliśmy do wniosku, że łatwiej na co dzień pracuje się na jednej tablicy i tam wszystko zorganizowaliśmy. Nazwy naszych list również ewoluowały. Obecnie oprócz standardowych wymienionych powyżej mamy jeszcze Inbox, który jest pierwszą listą w tablicy (licząc od lewej strony) – to taki worek do którego można wrzucać tematy, które wymagają omówienia.

Zasady, które ułatwiają życie

Kilka prosty zasad, które wprowadziliśmy ułatwiają nam życie.

Właściciel

Przede wszystkim każda karta (zadanie) muszą mieć swojego właściciela. Jeśli na przykład ktoś dodaje coś do inbox, to oznacza siebie jako osobę odpowiedzialną za omówienie tematu. Nawet jeśli później ktoś inny będzie to zadanie realizował, to do czasu omówienia i podjęcie decyzji – pomysłodawca jest właścicielem Karty.

Terminy

Jeśli mamy zadania, albo na przykład jakieś publikacje, które są planowane na określony dzień, to koniecznie dodajemy termin realizacji. Dzięki temu gdy spojrzymy w kalendarz (to podstawowy dodatek Power Up trello) – widzimy co i kiedy będzie się działo.

Nazwa

Gdy na karcie zapisujemy zadanie to wiemy, że potrzebna będzie akcja. Dlatego nazwę karty zaczynamy od czasownika na przykład przygotować, napisać, wysłać etc. To takie mały trick, który pomaga wyzwolić akcję, bo suma sumarum od zapisania zadań ważniejsze jest ich zrobienie.

Codzienność i niecodzienność

Codziennie

Żeby praca posuwała się do przodu codziennie mamy otwartą tablicę na której pracujemy. Wciśnięcie Q na klawiaturze pokazuje nam nasze zadanie dzięki czemu można skupić się na tym co mamy do zrobienia. Bez patrzenia na zadania innych osób, czy pojawiające się nowe pozycje.

Co się dzieje czyli powiadomienia

Przyjęliśmy założenie, że chcemy zrezygnować z emaila do wewnętrznej komunikacji. Trello oczywiście może wysyłać powiadomienia o tym co się działo czy co zostało skomentowane, ale można to wyłączyć i polegać na czerwonym dzwonku. To taka ikonka, która pojawia się jeśli na danej karcie coś się zmieniło. Jest też lista wszystkich powiadomień, które można przejrzeć i oznaczyć jako przeczytane. Nie ma potrzeby przechodzenia do emaila, aby sprawdzić czy ktoś odpowiedział na nasz komentarz. To akurat jest duża zaleta, bo czasem wchodząc do maila ciężko z niego wyjść 😉

Co tydzień

W poniedziałki robimy przegląd. Spotykamy się online i patrząc na tablicę omawiamy

• to co jest w Inbox (jeśli po omówieniu postanawiamy coś zrobić, to przenosimy na listę do zrobienia, czasem też zmieniamy nazwę),
• to co jest Do zrobienia – sprawdzamy czy są ustawione terminy,
• widok kalendarza – świętujemy to co zrobiliśmy i zastanawiamy się nad tym co nie zostało zrobione. Czy może trzeba przesunąć, pomóc komuś czy może zrezygnować.

Podsumowanie

Trello jest fajne. Przyjemne w odbiorze, elastyczne… no i można wybrać sobie ładne zdjęcie w tle, co potrafi wprowadzić w odpowiedni nastrój. Elastyczność jest jego tak wielką zaletą jak i wadą. Bez metody i przyjęcia zasad pracy nie będzie pomagać, tylko przeszkadzać. Zespół szybko się zniechęci i przestanie korzystać. Oprócz metody warto również mieć opiekuna tablicy – osobę, która będzie dbała o porządek, ale też pokazywała jak z tego narzędzia korzystać. To narzędzia pracują dla nas, a nie my dla nich!

A jakie są Twoje doświadczenia z Trello albo innymi tego typu narzędziami? 

Podziel się w komentarzu