Dlaczego w ogóle potrzebujemy wolontariuszy?

Zanim zaczniemy “polowanie na chętnych do pomocy”, zadajmy sobie pytanie: po co i do czego w naszej organizacji potrzebni są nam wolontariusze? Bez tej odpowiedzi łatwo stworzyć chaos albo, co gorsza, zniechęcić ludzi, którzy przyszli z najlepszymi intencjami. Zdefiniujmy więc:

• konkretny cel i zakres zadań (np. obsługa pikniku, wsparcie mediów społecznościowych, opieka nad beneficjentami),
• benefity dla wolontariusza (np. rozwój, networking, satysfakcja, wejście na koncert),
• ramy czasowe (jednorazowa akcja czy dłuższa misja),
• kogo poszukujemy (np. studentów, osób pracujących zawodowo, które chcą poszerzyć swój wachlarz umiejętności, seniorów, którzy mają czas i chęci, licealistów) 

Dopiero wtedy nasza oferta nabiera przejrzystości i atrakcyjności.

Gdzie szukać wolontariuszy? 9 sprawdzonych źródeł

1. Centrum Organizacji Pozarządowych (COP) i regionalne centra wolontariatu. Pierwsze miejsce, do którego powinna trafić Wasza oferta.
2. Media społecznościowe i strona WWW. Krótki, konkretny wpis z linkiem do formularza lub telefonem do koordynatora wolontariatu w Waszej organizacji.
3. Plakaty w mieście. Urzędy, szkoły, kawiarnie, akademiki, teatry, muzea, czyli miejsca gdzie są ludzie (w każdym wieku).
4. Znajomi i rodzina. Moc poczty pantoflowej bywa niedoceniana i warto z niej korzystać. 
5. Szkoły i uczelnie. 30‑minutowa prezentacja na zajęciach potrafi zdziałać cuda.
6. Wolontariat pracowniczy. Warto nawiązać relację z lokalnymi firmami i wyjść z konkretną propozycją działania (plan). 
7. Targi Wolontariatu czy Targi Dobra. Tam spotkacie ludzi w trybie “chcę pomagać”.
8. Wyszukiwarki ofert online (np. ngo.pl czy tudu.org.pl). Ogólnopolskie bazy dają dostęp do setek kandydatów.
9. Szkolenia firm zewnętrznych. Przy okazji warsztatów/szkoleń jeden slajd o Was, zaproście uczestników do współpracy, bo możliwe, że będzie to celny strzał. 

Jak sprawić, by wolontariusze zostali na dłużej?

• Jasne zadania i odpowiedzialność, bo ludzie lubią widzieć efekt swojej pracy oraz wiedzieć co mają zrobić, w jakim terminie. 
• Program wdrożeniowy („starszy brat/siostra”). Nowicjusz czuje się bezpiecznie i szybciej wchodzi w kulturę organizacji, gdy doświadczony wolontariusz jest obok. 
• Metoda tandemów, powierz to samo zadanie dwóm osobom, by nawzajem motywowały się i sprawdzały swoją pracę. Lider zadania i jego zastępca.
• Wspólne spotkania i wyjścia, bo budują relacje, które często stają się głównym magnesem, aby dalej działać w organizacji społecznej. 
• Regularne docenianie, pochwała mailowa, dyplom, statuetka czy post w social mediach. Każdy z nas lubi, gdy ktoś zauważy jego zaangażowanie. 
• Otwartość na pomysły wolontariuszy, spraw, by osoby z Twojej organizacji samodzielnie dostarczali pomysł na akcje czy wydarzenia, które następnie zrealizują z Twoją (większą lub mniejszą) pomocą. 

Motywacja, czyli co napędza ludzi dobrej woli

1. Poczucie wpływu – pokażcie, co zmieniło się dzięki konkretnym działaniom wolontariuszy.
2. Ścieżka rozwoju – kurs, certyfikat, nowe kompetencje. To ważne, bo ilość rodzajów działań wolontariackich jest bardzo duża i różnorodna. Trzeba się wyróżnić na tle innych organizacji. 
3. Celebracje – Dzień Wolontariusza nie tylko 5 grudnia: świętujcie każdego 5. dnia miesiąca, by regularnie przypominać o wdzięczności za duże i mniejsze działania wolontariackie (jest to praca bez wynagrodzenia finansowego, dlatego motywacja powinna być wzmacniana).
4. Barterowe szkolenia premium – firmy szkoleniowe chętnie w zamian za post w social mediach czy logotyp na Waszej stronie www, przekażą pakiet wejściówek na swoje wydarzenie/szkolenie. Dla wolontariuszy to cenne doświadczenie i możliwość zdobycia nowych umiejętności. Takie współprace się opłacają.  
5. Prestiż i kontakty – np. spotkanie z prezydentem miasta czy lokalną gwiazdą. Emocje, które zostają w pamięci na długo i często wolontariusze dzielą się nimi ze znajomymi, a przy okazji opowiadają o Waszej misji oraz organizacji. 

Krótkoterminowo czy na lata? Różne modele wolontariatu

Model	Czas trwania	Kiedy się sprawdzi?
Akcyjny	do tygodnia	eventy, zbiórki, maratony charytatywne, koncerty, wydarzenia plenerowe
Krótkoterminowy	do 6 miesięcy	projekty semestralne, zadania sezonowe (okresowe)
Długofalowy	powyżej 6 miesięcy	realizacja misji organizacji, stałe wsparcie
Stały	powyżej 3 lat	wolontariusz rozumie na czym polega misja i idea organizacji, pomaga w bieżących sprawach oraz wychodzi z własnymi propozycjami
Filar Twojej organizacji	powyżej 7 lat	każdy w organizacji zna tą osobę, jest to wolontariusz z dużym doświadczeniem, która pamięta wiele historii Waszej organizacji, potrafi samodzielnie działać i realizować misję i ideę Waszej organizacji. Jest to osoba, która utożsamia się ze swoim NGO

Pozwól wolontariuszowi wybrać formułę, a z akcyjnego, jeśli „zaiskrzy”, zaproś do kolejnych zadań i przedłużaj Waszą współpracę. 

Papierologia bez bólu: formalności w pigułce

• Porozumienie o współpracy z wolontariuszem, czyli fundament relacji, nawet przy wolontariacie akcyjnym. Ustala zasady, odpowiedzialność, prawa i obowiązki kandydata na wolontariusza lub wolontariusza. 
• Zgody RODO i wizerunkowe, szczególnie ważne przy publikacjach w mediach. Warto podpisać jednorazowo na wstępie, aby później się tym nie martwić. 
• Ubezpieczenie NNW, inny zakres przy działaniach w Polsce i za granicą, warto o tym pamiętać. Na terenie Rzeczypospolitej Polskiej koszty ubezpieczenia do 30 dni pokrywa organizacja. Po 30 dniach współpracy NGO z wolontariuszem państwo polskie finansuje podstawowe NNW. 
• Aneksy do porozumienia, gdy zakres zadań znacząco się zmienia lub skończy się ważność dokumentu (porozumienia).  

Wolontariuszem może zostać osoba od 15 roku życia (za zgodą rodziców) po 99 lat i więcej. Integracja pokoleń i kultur to siła NGO.

Zadania dla wolontariuszy, przykłady z praktyki

• Social media & content – posty, stories, krótkie wideo.
• Administrator strony internetowej (webmaster) – dodawanie wpisów, aktualności czy nowych kategorii w menu. 
• Organizacja wydarzeń – koncert, piknik, targi.
• Finanse i granty – wprowadzanie faktur do systemu, poprawne opisywanie dokumentów księgowych, stały kontakt z biurem rachunkowym. 
• Rzecznik prasowy – tworzenie notek prasowych, bazy mediów i kontaktów z dziennikarzami. 
• Podcasty i blog – tworzenie treści audio/video.
• Tandemy „główny + pomocniczy”, czyli dwa spojrzenia = większa motywacja i lepsza kontrola zadania. Niech wolontariusze motywują się nawzajem, ale również sprawdzają. 

Koordynator wolontariatu, czyli serce i mózg programu

• Wyznacza kierunek, cele i harmonogram.
• Rozdziela zadania, mierzy efekty, przekazuje informację zwrotną (feedback).
• Dba o motywację: nagrody, szkolenia, integracje.
• Ma „wyznaczone godziny” dla wolontariuszy i jest dostępny w gorących okresach.
• Wspiera w kryzysach i prowadzi rekrutacje.

Bez koordynatora z kompetencjami liderskimi największy entuzjazm organizacji szybko zmieni się w chaos.

Komunikacja i narzędzia online

• Listy mailingowe czy grupy Messenger/WhatsApp – łatwe i szybkie informowanie o nowościach, akcjach czy wydarzeniach. 
• Slack lub Discord – kanały tematyczne, pochwały publiczne, bieżąca komunikacja o konkretnych zadaniach, rozwiązywanie spraw z konkretnymi wolontariuszami. 
• Trello lub Asana – tablica z zadaniami i statusami „zrobione/w trakcie/gotowe”. Podział zadań między wolontariuszy, uporządkowanie priorytetów.   
• Ankieta satysfakcji – trzy pytania po wydarzeniu pomagają poprawić program oraz sprawiają, że każdy wolontariusz może się wypowiedzieć.
• Gotowe grafiki i treści postów – poszukiwania nowych kandydatów na wolontariuszy powinny być regularne. Nie daj się zwieść przeświadczenia “teraz jest dobrze, bo mamy 15 zaangażowanych wolontariuszy”. Powiększanie zespołu wolontariuszy to ważna kwestia w NGO. Oto przykłady gotowych materiałów dla Was https://fanimani.pl/materialy/zaadoptujngo/  

Najczęstsze pytania

• Jak mierzyć efekty pracy wolontariusza?
  Ustalcie wskaźniki (liczbę postów, godzin na wydarzeniach, ilość i jakość pozyskanych nowych darczyńców czy sponsorów) i omawiajcie je na regularnych spotkaniach (indywidualnych lub grupowych).
• Co jeśli wolontariusz się wypali?
  Rozmowa, rotacja zadań, przerwa, rozmowa z psychologiem/coachem lub szkolenie poszerzające kompetencje potrafią zdziałać cuda. Jednak nie trzymaj ludzi na siłę. Jeśli wolontariusz jasno komunikuje, że za trzy tygodnie kończy współpracę, to trzeba ten fakt uszanować.  

Podsumowanie i kolejne kroki

Wolontariat to inwestycja: czasu, energii i zaufania. Gdy jest dobrze zaprojektowany, zwraca się zwielokrotnioną wartością: lojalnymi ambasadorami misji, świeżymi pomysłami i realnymi efektami dla beneficjentów.

👉 Masz wątpliwości albo nie wiesz, od czego zacząć?
Zanurz się w pełne nagranie webinaru, w którym Michalina i Mateusz krok po kroku tłumaczą, jak zbudować skuteczny program wolontariatu. Zobacz nagranie: https://www.youtube.com/watch?v=CtKOqBFN59o 

Artykuł powstał na podstawie webinaru „Cała prawda o wolontariacie – jak go dobrze zorganizować?” z dnia 6 maja 2025 r., prowadzonego przez Michalinę Voss (Stowarzyszenie CREO) i Mateusza Mostowskiego (Fundacja FaniMani oraz Fundacja Mam Marzenie) oraz osobistych doświadczeń wolontariackich prowadzących spotkanie online (webinar).