Niemal każda organizacja non-profit stale “walczy” o uwagę odbiorców i dotarcie do jak największej liczby darczyńców. Jednym z najskuteczniejszych sposobów dotarcia do zainteresowanych osób jest e-mail. Sprawdź, jak przygotować maile, dzięki którym twoja organizacja zrealizuje założone cele.

E-mail pozwala na bezpośrednie dotarcie do odbiorców i zwrócenie się do nich z osobistą wiadomością (nawet, jeśli wysyłana jest przy użyciu narzędzia do masowej wysyłki). Z takiego rozwiązania korzysta coraz więcej firm, co powoduje, że w natłoku informacji przyciągnięcie uwagi odbiorców staje się coraz trudniejsze. Ważne jest więc odpowiednie zoptymalizowanie wiadomości i ustalenie celów, które będziesz realizować za pomocą e-mail marketingu.

Na początku zastanów się, w czym mogą wam pomóc maile wysyłane przez organizację. Wśród nich mogą się znaleźć:

• Edukowanie wspierających na tematy związane z waszą organizacją
• Realizowanie celów fundraisingowych (np. zwiększanie liczby darowizn)
• Budowanie relacji z darczyńcami
• Zwiększenie liczby udostępnień i wzmianek o waszej organizacji w internecie

Znasz już przykładowe cele, które możesz zrealizować dzięki e-mail marketingowi. Zastanów się teraz, kto może być odbiorcą wiadomości. Warto podzielić wszystkie maile, które znajdują się w waszej bazie na grupy odbiorców. Zyskasz wówczas pewność, że wysyłasz właściwe wiadomości do odpowiednich osób. Poniżej znajdziesz kilka przykładowych grup odbiorców:

• Osoby, które raz wsparły twoją organizację
• Darczyńcy regularnie wspierający (np. raz w miesiącu)
• Sponsorzy
• Subskrybenci bloga
• Wolontariusze

Po ustaleniu celów i grup odbiorców, do których twoja organizacja będzie wysyłać e-maile, czas na zaplanowanie tematyki tych wiadomości, a także okoliczności, w jakich będą wysyłane. Jakie treści mogą zawierać twoje maile?

Opowiedz o waszej działalności

Warto pokazać osobom, które po raz pierwszy przekazały wam darowiznę na co zostaną przeznaczone pieniądze oraz opowiedzieć jak działacie na co dzień, w jaki sposób i komu pomagacie. Takiego e-maila najlepiej wysłać już kilka dni po przekazaniu darowizny, aby przypomnieć odbiorcy waszą misję, a także zachęcić do zaangażowania i podtrzymywania relacji z twoją organizacją.

Możesz opisać w skrócie waszą działalność lub – i to może okazać się skuteczniejsze – dodać w treści maila krótką infografikę lub video, pokazujące jak darowizny przełożyły się na wasze działania. Równie dobrze może sprawdzić się krótka wiadomość z linkiem do informacji znajdujących się na blogu organizacji. Nie zapomnij też o załączeniu podziękowań w treści maila.

Prośba o kolejne wsparcie

Proszenie o wsparcie nie jest łatwe, tym trudniej więc przychodzi napisanie maila z prośbą o pomoc. Nie zachęcamy do częstych wysyłek – wówczas twoja organizacja może zostać źle odebrana. Warto jednak “przypomnieć się” od czasu do czasu i subtelnie wspomnieć o możliwości wsparcia waszych działań.

Takiego e-maila możesz wysłać na przykład 6 miesięcy lub rok po dokonaniu przez darczyńcę pierwszej wpłaty. Wyślij maila z “rocznicowym podziękowaniem”, napisz jaki wpływ miała ta darowizna na działalność twojej organizacji i delikatnie zachęć do przekazania kolejnej darowizny. Ważne, aby wzbudzić w odbiorcy pozytywne uczucia!

Podziękuj darczyńcom i wspierającym

Maile są również dobrym sposobem na podziękowanie darczyńcom, sponsorom czy chociażby wolontariuszom za okazaną wam pomoc. To oczywiste, że spersonalizowana wiadomość, wysłana do każdego z osobną treścią byłaby idealnym rozwiązaniem, ale nie zawsze jest na to czas. Ustaw więc automatyczną wysyłkę e-maila z podziękowaniem za każdym razem, gdy ktoś przekaże darowiznę na waszej stronie lub np. wypełni formularz na landing page’u.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest również wysłanie odręcznie napisanego listu do darczyńców, którzy przekazują wam najwięcej darowizn. Takie działania pozwalają na umacnianie relacji z darczyńcami, sponsorami czy partnerami.

Zachęć do wykonania konkretnej akcji

Każdy e-mail, który wysyłasz powinien zawierać call to action (CTA), czyli zachętę dla użytkownika do wykonania jakiegoś działania. Może to być przejście do konkretnej strony (np. do wpisu na bogu), przekazanie darowizny, pobranie e-booka, wypełnienie ankiety itp. CTA powinno być związane z założonym celem.

Ustaw pole nadawcy

Ostatnie, ale równie ważne jest ustawienie pola nadawcy. Wyniki firm badających skuteczność wysyłanych maili jasno wskazują, że wiadomości, których nadawcą był np. pracownik firmy lub w polu nadawcy pojawiła się nazwa firmy mają wyższe współczynniki otwarć niż maile, w których nadawcą jest np. info@nazwatwojejorganizacji.pl.

Unikaj też wysyłania maili z adresu noreply@nazwatwojejorganizacji.pl, takie adresy nie wzbudzają zaufania odbiorców i mogą być potraktowane jako SPAM.

Najważniejsze wskazówki

• Podziel odbiorców na grupy
• Ustal cele
• Spersonalizuj temat wiadomości
• Wyślij treść dopasowaną do grupy odbiorców
• Dodaj do treści maila CTA (wezwanie do działania)
• W polu nadawcy wstaw imię i nazwisko

Wysyłacie maile do swoich darczyńców? Które z powyższych przykładów wykorzystujecie najczęściej? Podzielcie się swoimi doświadczeniami w komentarzach! 🙂